Od stycznia 2019 r. mają wejść w życie zmiany dotyczące akt osobowych pracowników. Pracodawcy będą musieli w terminie 6 miesięcy na dostosowanie akt osobowych do nowych zasad prowadzenia pracowniczych akt osobowych.

Projekt ustawy jaki przygotował rząd w zakresie wprowadzenia zmian w dokumentacji pracowniczej został opublikowany przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Określono w nim zmiany zasad prowadzenia akt osobowych pracowników.

Rząd zasugerował, iż właściwym momentem na wejście w życie zmian dotyczących akt osobowych będzie termin wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy związanej ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, a także ich elektronizacją, co ma nastąpić z dniem 1 stycznia 2019 r.

Elektronizacja akt pracowniczych, czyli wprowadzenie tzw. e-akt pracowniczych ma obowiązywać od początku przyszłego roku. Regulacje dotyczące e-akt pracowniczych zostaną zawarte w rozdziale 3 wspomnianego rozporządzenia. Zawarte w nim są wszystkie szczegółowe informacje na temat zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Dotychczas akta osobowe pracowników złożone były z trzech części, przy czym w części A zamieszczano dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie pracownika, w części B zawarte były dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem, natomiast w części C akt, zawarte były dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia pracownika.

Zmiany jakie rząd zamierza wprowadzić od 2019 r. zakładają istnienie 4 części akt osobowych pracownika:

Proponowane zmiany dotyczą części C aktów osobowych pracownika. Natomiast zostanie wprowadzona obowiązkowa część D akt, do której będą miały trafić dokumenty, które dotychczas przechowywane były w części C.

Projekt e - akta jest również priorytetem dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ramach realizacji programu e-państwo. Takie stanowisko wyraziła obecna Pani Prezes ZUS prof. Gertruda Uścińska w trakcie konferencji prasowej dotyczącej digitalizacji akt pracowniczych.

Więcej na temat konferencji prasowej i stanowiska ZUS dotyczący e-akt można przeczytać na: http://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/e-akta-rewolucja-informatyczna-w-swiecie-pracodawcow/1964180

Integralność treści dokumentacji zakłada, iż treść poszczególnych dokumentów w e-aktach nie zostanie zmieniona, nie licząc sytuacji, kiedy wprowadzenie zmian jest możliwe i konieczne oraz zostaje przeprowadzone w ramach odpowiednich procedur, które zostawiają ślad na tym dokumencie. Powyższe zasady mają na celu uniemożliwienie osobom trzecim ingerencji w treść akt pracowniczych.

Dotychczas dokumentacja pracownicza przechowywana jest w wersji papierowej. Pracodawcy mogą przechowywać dokumentację pracowniczą również w wersji elektronicznej, ma ona jednak charakter wyłącznie pomocniczy. Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza będzie musiała zostać zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warto dodać, iż jeśli pracodawca i pracownik będą posiadali kwalifikowany podpis elektroniczny, wówczas e-dokument zostanie utworzony bez konieczności uprzedniego skanowania dokumentu w wersji papierowej.

Na pracodawcy będzie ciążył ponadto obowiązek określenia warunków prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, a także warunków jej przechowywania. Zgodnie z proponowanymi zmianami, rozwiązania techniczne jakie są związane z dokumentacją pracowniczą powinny umożliwiać zarówno przechowywanie tej dokumentacji, jak i jej używalność z gwarancją wiarygodności przez minimum 10 lat, z uwzględnieniem przepisów szczegółowych, które dotyczą wykonywania niektórych zawodów.

Według rządu akta pracownicze przechowywane w formie elektronicznej to nie tylko mniej obowiązków dla pracodawców, ale także większe bezpieczeństwo zatrudnionych pracowników. Z kolei skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z dotychczasowych 50 lat do 10 lat jest dużym ułatwieniem dla pracodawców, gdyż przechowywanie dokumentacji przez tak długi okres czasu jest dla pracodawców nie tylko dużym kosztem, ale także barierą biurokratyczną.

Warto zwrócić uwagę, że dotychczas obwiązujący okres przechowania akt należy do jednych z najdłuższych na świecie. Przykładowo w Danii wynosi on tylko 5 lat. Proponowane zmiany zakładają taki sam okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jaki został przyjęty w Finlandii i Niemczech, gdzie pracodawcy przechowują akta przez okres 10 lat.

Zmiany jakie mają wejść w 2019 r. zakładają, iż pracodawcy będą mieli możliwość przekazania w wersji elektronicznej danych istotnych dla ubezpieczonych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest to duże ułatwienie również dla pracowników, którzy dzięki takiemu rozwiązaniu zaoszczędzą czas. Dzięki temu, że ZUS będzie otrzymywał wszystkie dane pracownika niezbędne do otrzymania świadczeń i ustalenia ich wysokości, pracodawca będzie mógł przechowywać akta pracownicze przez krótszy czas. Mając na uwadze ochronę interesów pracowników, możliwość zastosowania nowego rozwiązania została uzależniona od daty zatrudnienia pracownika.

Akta pracowników zatrudnionych od nowego roku będą przechowywane przez 10 lat. Pracownicy, którzy zostali zatrudnieni przez 2019 r. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z 10- letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej zatrudnionych pracowników lub kadry pracownicze, która niegdyś była zatrudniona w przedsiębiorstwie, jeśli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stosowny raport informacyjny.

W raporcie tym powinny się znaleźć wszystkie niezbędne informacje jakie potrzebne są do wyliczenia pracownikowi świadczenia emerytalnego lub renty. Warto podkreślić, iż nie jest to obowiązkiem pracodawcy i może on w dalszym ciągu przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat. Jeśli jednak pracodawca skorzysta z tego przywileju, będzie do musiało objąć wszystkich pracowników i nie będzie podlegać zmianie. Pracodawca będzie jednak musiał przechowywać akta pracownicze przez okres 50 lat tych pracowników, którzy zostali zatrudnieni w przedsiębiorstwie przez 1 stycznia 1999 r.

Zmiany jakie mają wejść od stycznia 2019 r. dotyczą także wypłaty wynagrodzenia na konto bankowe. Aktualnie domyślną formą wypłaty należnego wynagrodzenia za świadczoną pracę jest gotówka. Od nowego roku, aby otrzymać wynagrodzenie w gotówce, będzie trzeba złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie.